Che si tratti del piccolo bar di quartiere oppure del grande locale con centinaia di coperti, oggi un software di gestione è una necessità pressoché imprescindibile in ogni pubblico esercizio per avere sotto controllo tutti gli aspetti della gestione, dal magazzino alla parte contabile, evitando sprechi e ottimizzando i costi. Sul mercato operano numerosi sviluppatori e integratori specializzati, dalla piccola software house, in grado di realizzare soluzioni “su misura”, alla grande multinazionale che offre pacchetti articolati e “customizzabili” per coprire qualsiasi necessità. Se infatti nelle aziende più piccole può essere sufficiente un sistema per l’amministrazione fiscale ed eventualmente per la semplificazione delle comande, in quelle più complesse la gestione digitale si estende al magazzino e agli acquisti. Ad accomunare gran parte delle proposte è la struttura modulare, che consente non solo di adattarle facilmente alle più disparate tipologie di locale (e di budget), ma anche di incrementarne le funzionalità parallelamente alla crescita del business o al mutare delle esigenze, con il vantaggio, per il gestore, di poter distribuire l’investimento nel tempo aggiungendo e integrando nuovi moduli nella soluzione iniziale. Altra caratteristica comune alla quasi totalità dei software di gestione oggi sul mercato è la semplicità d’uso, grazie a interfacce utente evolutesi negli ultimi anni in forma sempre più intuitiva e all’utilizzo ormai generalizzato di touch screen, sia per le postazioni fisse sia per quelle mobili (palmari o tablet che spesso sostituiscono il taccuino cartaceo per raccogliere le comande ai tavoli). Un requisito indispensabile, dal momento che non tutte le persone che li utilizzano hanno particolari abilità tecnologiche, come nel caso del personale più anziano e privo di competenze digitali. La facilità di utilizzo consente inoltre di ridurre al minimo i tempi di apprendimento, che possono andare da uno-due giorni per il personale di sala, ai due mesi per gli addetti all’amministrazione e all’inserimento dei dati, alle prese con le funzionalità più complesse.

[caption id="attachment_131324" align="alignleft" width="300"] AL BON WEI DI MILANO SI PENSA A UN SOFTWARE PERSONALIZZATO IN GRADO DI TRADURRE LE COMANDE IN IDEOGRAMMI[/caption]

MENO ERRORI, PIÙ ECONOMIE DI GESTIONE

L’adozione di una piattaforma software ci ha consentito di ridurre gli errori, sia nella parte amministrativa sia nella gestione degli ordini in sala”, sottolinea Thomas Martini, barmanager di un locale tradizionale come l’Harry’s Bar di Firenze; “Non abbiamo rilevato vantaggi, invece – aggiunge – sulle tempistiche di lavoro, dal momento che la maggiore velocità consentita dalla digitalizzazione dei processi viene annullata in alcuni casi – ad esempio nella fatturazione – dall’introduzione di una serie di passaggi aggiuntivi prima inesistenti”. Marco Giorgi, socio con Ugo Fava e Stefano Cerveni della Terrazza Triennale – Osteria con Vista, raffinato rooftop restaurant sul Palazzo della Triennale a Milano, focalizza l’attenzione sui vantaggi economici della gestione digitalizzata: “Il software che abbiamo scelto – puntualizza – è in grado di elaborare in tempo reale le previsioni di approvvigionamento del magazzino sulla base dei consumi effettivi. Questo consente di ottimizzare gli ordini, grazie anche a un sistema di alert che avvisa quando un dato prodotto è in esaurimento. Disponiamo inoltre di una grande quantità di dati – dalle preferenze delle diverse tipologie di clientela alla marginalità di ogni singolo piatto – dalla cui analisi riusciamo a ottenere una serie di risparmi a catena, minimizzando gli sprechi e incrementando la produttività oraria dei dipendenti: possiamo così eliminare dal menu referenze poco richieste, mentre i palmari per le comande rendono sufficienti due camerieri per svolgere il lavoro che un tempo ne richiedeva tre. Se correttamente utilizzati, quindi, questi sistemi consentono di ammortizzare nel giro di alcuni mesi i costi – piuttosto elevati – relativi all’implementazione, alle licenze dei vari moduli e all’eventuale canone di manutenzione periodica”.

PIATTAFORME MULTIPLE

[caption id="attachment_131325" align="alignright" width="285"] AL BUSINESS CAFFÈ DI AVERSA CONVIVONO PIÙ SISTEMI SOFTWARE AL SERVIZIO DELLE DIVERSE FUNZIONI[/caption]

Nel caso di un locale polifunzionale e di grandi dimensioni come il Business Caffè di Aversa (NA) – hotel, ristorante, american bar e tabaccheria con 400 posti a sedere – possono convivere più sistemi software al servizio delle diverse funzioni, non necessariamente integrati fra loro: “Abbiamo fatto sviluppare una apposita soluzione per la gestione delle comande, basata sui palmari in dotazione ai camerieri, che si aggiunge a quelle per gli ordini di tabacchi e per la gestione del carico e scarico dei liquori”, spiega il gestore Vitale Di Gennaro. Che prosegue: “I palmari sono indispensabili in un esercizio che fa mille tavoli alla settimana e dove, data la superficie, i camerieri dovrebbero coprire distanze notevoli per portare ogni ordinazione al banco, posto a circa 200 metri dall’ultimo tavolo. I sistemi dedicati agli ordini di tabacchi e liquori si sono resi invece necessari per gestire le numerosissime referenze che compongono la nostra offerta”.

[caption id="attachment_131326" align="alignleft" width="300"] ALL’HARRY’S BAR DI FIRENZE, L’ADOZIONE DI UNA PIATTAFORMA SOFTWARE HA CONSENTITO DI RIDURRE GLI ERRORI AMMINISTRATIVI E DI GESTIONE SAL[/caption]

TRADUZIONI IN TEMPO REALE

Un software personalizzato ad hoc può anche rappresentare la soluzione a esigenze specifiche, come per Bon Wei, elegante ristorante cinese di Milano: “Parte del personale in cucina, cinese, ha ancora difficoltà con la lingua italiana – racconta il direttore Le Zhang – così abbiamo fatto adattare il nostro software di gestione associando a ogni piatto un numero. È lo stesso sistema informatico a convertire in numeri, in cucina, le comande prese sui palmari in italiano. L’implementazione da parte del fornitore è stata rapida e non particolarmente difficile, ma per il futuro stiamo studiando un ulteriore e più complesso sviluppo per tradurre automaticamente le comande in ideogrammi cinesi”.